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Fallstricke der digitalen Personalakte

Im Rahmen eines modernen HR-Managements stehen heute viele Arbeitgeber vor der Frage, ob sie die bisher in Papierform geführten Personalakten digitalisieren sollen. Dabei ist die digitale Personalakte die elektronische Form der Personalakte. Statt in Papierform werden dabei alle Mitarbeiterdaten sowie -dokumente mithilfe einer Software digital verwaltet und gespeichert. Neben der Einsparung von Papier und der Reduzierung des Verwaltungsaufwands bietet diese digitale Form den unschätzbaren Vorteil, dass alle wesentlichen Dokumente der Mitarbeiter zentral gespeichert sind und sämtliche befugten Personen hierauf gleichermaßen zugreifen können.

In rechtlicher Hinsicht bestehen hiergegen auch keine Bedenken; so gilt nämlich im Arbeitsrecht der Grundsatz der Formfreiheit – Arbeitsverträge können also grds. mündlich oder per E-Mail-Korrespondenz geschlossen und bspw. ein Urlaubsantrag auch per Fax wirksam gestellt bzw. genehmigt werden.

Allerdings verlangt das Arbeitsrecht für bestimmte Rechtshandlungen immer noch die Schriftform – deren Nichteinhaltung führt zur Nichtigkeit des Rechtsgeschäfts. Hauptbeispiele hierfür sind die Befristung eines Arbeitsvertrags (§ 14 Abs. 4 TzBfG), das nachvertragliche Wettbewerbsverbot (§ 74 Abs. 1 HGB) und die Aufhebung und Kündigung eines Arbeitsvertrags (§ 623 BGB). Dokumente in diesem Zusammenhang darf ein Arbeitgeber zwar auch als Scan in die Personalakte aufnehmen. Jedoch sollte die Personalabteilung zu „Beweiszwecken“ dafür Sorge tragen, dass der Arbeitgeber später die Einhaltung der Schriftform im Streitfall beweisen kann. Wird nämlich von einem Mitarbeiter beispielsweise eingewandt, dass die Befristung in seinem Arbeitsvertrag unwirksam ist, weil die notwendige Schriftform nicht gewahrt wurde, muss der Arbeitgeber beweisen können, dass diese Befristungsabrede schriftlich geschlossen wurde. Kann er das entsprechende Dokument (in der Regel der Arbeitsvertrag) nicht mit Originalunterschrift vorlegen, reicht das als Nachweis nicht aus. Hierfür ist die Originalunterschrift erforderlich.

Diese Erfahrung musste jüngst wieder ein Arbeitgeber auf dem Gebiet des Personalverleihs machen, dessen Mitarbeiter sich auf die Unwirksamkeit einer nur eingescannten Unterschrift auf der Befristungsabrede berufen hat. Nach dem Urteil des Landesarbeitsgericht Berlin-Brandenburg vom 16.03.2022 (23 Sa 1133/21) reicht für eine wirksame Befristung eines Arbeitsvertrages eine eingescannte Unterschrift nicht aus. Dies gilt selbst dann, wenn der Arbeitsvertrag nur für einige wenige Tage geschlossen worden ist, wie das Landesarbeitsgericht Berlin-Brandenburg in seinem Urteil bestätigt hat.

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