Zugriff auf Kassendaten

Der Bundesfinanzhof (BFH) hat bereits am 16.12.2014 entschieden, dass die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung Einzelhändler verpflichten im Rahmen der Zumutbarkeit sämtliche Geschäftsvorfälle einschließlich der über die Kasse bar vereinnahmten Umsätze einzeln aufzuzeichnen. Wird dabei eine PC-Kasse verwendet, die detaillierte Informationen zu den einzelnen Barverkäufen aufzeichnet und diese dauerhaft speichert, sind die damit bewirkten Einzelaufzeichnungen auch zumutbar. Die Finanzverwaltung ist in diesem Fall im Rahmen einer Außenprüfung berechtigt, Zugriff auf die Kasseneinzeldaten zu nehmen

Der BFH hatte über den Fall einer Apothekerin zu entscheiden, welche buchführungspflichtig war. Ihre Tageseinnahmen wurden über PC-Registrierkassen erfasst, dann durch Tagesendsummenbons ausgewertet und als Summe in ein manuell geführtes Kassenbuch eingetragen. Anlässlich einer Außenprüfung verweigerte die Apothekerin der Finanzbehörde den Datenzugriff auf ihre Warenverkäufe mit der Begründung, sie sei nicht zu Einzelaufzeichnungen verpflichtet. In erster Instanz hatte sie hiermit Erfolg, der BFH hob dagegen das erstinstanzliche Urteil auf und wies die Klage ab. Als Begründung führte er aus, die Buchführung müsse stets einen zuverlässigen Einblick in den Ablauf aller Geschäfte geben. Dritten muss es möglich sein, den Ablauf und den Inhalt aller Geschäfte zu überprüfen. Deshalb ist es nach den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung erforderlich, dass zusammengefasste Buchungen in Einzelpositionen aufgegliedert werden können.Dies gilt auch für Bargeschäfte, sofern Einzelaufzeichnungen dem Steuerpflichtigen zumutbar sind.

Entscheidet man sich für ein Kassensystem, das sämtliche Kassenvorgänge einzeln und detailliert aufzeichnet sowie diese speichert, kann sich der Unternehmer nicht auf die Unzumutbarkeit der Aufzeichnungsverpflichtung berufen und muss seine Aufzeichnungen auch aufbewahren. Die Finanzbehörde hat dann im Rahmen einer Außenprüfung das Recht, die mit Hilfe des Datenverarbeitungssystems (PC-Kasse) erstellten Daten auf einem maschinell verwertbaren Datenträger zur Prüfung anzufordern.

Mit diesem Urteil hat der BFH die Frage nach dem Datenzugriffsrecht der Finanzverwaltung zu Gunsten der Finanzverwaltung  entschieden. Die grundlegenden Ausführungen des BFH zu den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung im Zusammenhang mit der Kassenführung und den täglichen Bargeschäften sind für alle Einzelhändler maßgebend und daher von ihnen zu beachten.

Die Finanzverwaltung liest immer öfter Kassendaten aus um Ungereimtheiten aufzuspüren. In vielen Fällen wird sie auch fündig, was häufig sogar zu einem Strafverfahren führt, immer jedoch zu Hinzuschätzungen.

Gerne beraten wir Sie in unserer Kanzlei über die Gefahren fehlerhafter Kassenführung.  In unserer Kanzlei in Ravensburg und Wangen steht Ihnen hierfür Fachanwalt für Steuerrecht und Steuerberater Tobias Rommelspacher zur Verfügung.

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